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監(jiān)理答辯之技巧
南寧品正建設(shè)咨詢有限責(zé)任公司 曾振華
隨著監(jiān)理市場競爭的日趨激烈，業(yè)主對(duì)監(jiān)理的作用認(rèn)識(shí)越來越深刻，監(jiān)理答辯越來越成為監(jiān)理招標(biāo)的重要環(huán)節(jié)，雖然目前采取以監(jiān)理答辯定監(jiān)理單位的業(yè)主尚不是很多，但這種趨勢已悄然形成，各監(jiān)理公司應(yīng)對(duì)此予以足夠的重視，加強(qiáng)對(duì)經(jīng)營人員和總監(jiān)的專項(xiàng)培訓(xùn)，以更好的適應(yīng)市場，求得更廣闊的發(fā)展空間，本文是筆者對(duì)近幾年的親身經(jīng)歷所做的總結(jié)和探討。
1. 監(jiān)理答辯的目的。
目前，監(jiān)理答辯的目的有兩種：一種是業(yè)主對(duì)監(jiān)理公司的綜合評(píng)定；另一
種是業(yè)主對(duì)項(xiàng)目總監(jiān)的綜合素質(zhì)的考察。隨著業(yè)主對(duì)監(jiān)理工作認(rèn)識(shí)的不斷深入，后者越來越成為監(jiān)理答辯的主要目的。
2. 監(jiān)理答辯的準(zhǔn)備工作。
本階段的工作十分重要，要取得較好的答辯結(jié)果，就一定要做到“胸有成竹”方能對(duì)答如流。
2.1．對(duì)業(yè)主的調(diào)查研究。
對(duì)業(yè)主的調(diào)查研究主要要弄清楚：（1）業(yè)主的基本情況和企業(yè)文化；（2）業(yè)主的管理特點(diǎn)和管理觀念；（3）對(duì)監(jiān)理的認(rèn)識(shí)和要求；（4）業(yè)主建設(shè)的目的和關(guān)切點(diǎn)；（5）業(yè)主對(duì)工程的管理模式。通過對(duì)上述基本方面的調(diào)查和研究，可以對(duì)業(yè)主有一個(gè)較全面的了解，從中可以分析出業(yè)主關(guān)心的主要問題和答辯的關(guān)鍵點(diǎn)，從而初步擬定答辯大綱，并對(duì)答辯時(shí)應(yīng)采取的方式和態(tài)度提供有益的信息。
對(duì)招標(biāo)文件的研究。
一般來說，在監(jiān)理招標(biāo)時(shí)均有一個(gè)招標(biāo)文件，里面主要包含項(xiàng)目的基本情況和對(duì)監(jiān)理的要求，有的還約定了答辯的時(shí)間限制、人員、內(nèi)容和程序。
通過對(duì)招標(biāo)文件的研究，要對(duì)下述問題有清晰的認(rèn)識(shí)：
（1） 對(duì)監(jiān)理工作的要求，要達(dá)到的目標(biāo)；
（2） 對(duì)監(jiān)理機(jī)構(gòu)人員的要求，包括專業(yè)配置、對(duì)總監(jiān)的要求和限定、人員年齡限定、進(jìn)場時(shí)間、是否可以兼項(xiàng)等；
（3） 項(xiàng)目的特點(diǎn)和難點(diǎn)；
（4） 項(xiàng)目建設(shè)（開發(fā)）的順序和時(shí)間（工期）安排。
在拿到招標(biāo)文件后，經(jīng)營部門要會(huì)同監(jiān)理部門組織有關(guān)人員進(jìn)行會(huì)商，參會(huì)人員應(yīng)包括擬派總監(jiān)各專業(yè)的專家、經(jīng)營部負(fù)責(zé)投標(biāo)的人員。由于答辯者通常是擬派總監(jiān)和投標(biāo)委托人，因此應(yīng)由他們研讀招標(biāo)文件，提出主要應(yīng)弄清楚的問題，其他人員配合，在收集掌握大量信息和對(duì)招標(biāo)文件研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合答辯的程序和時(shí)間限定，列出可能提出的主要問題和答案的要點(diǎn)。
熟悉圖紙。
有些項(xiàng)目會(huì)提供施工圖供準(zhǔn)備答辯之用。如果是這樣，則應(yīng)組織各專業(yè)人員對(duì)圖紙進(jìn)行全面的解讀，從而提出各專業(yè)的技術(shù)要點(diǎn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)，并根據(jù)同類或類似項(xiàng)目的工程管理經(jīng)驗(yàn)，提出監(jiān)理工作的關(guān)切點(diǎn)和監(jiān)控點(diǎn)，讓答辯人員做到心中有數(shù)，并對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行熟悉，做到有備無患。
2.4.現(xiàn)場踏勘。
對(duì)現(xiàn)場的踏勘，主要要了解：（1）建設(shè)場地的地形、地貌；（2）拆遷情況；（3）地上、地下管線，特別是高壓線的位置；（4）周邊道路和建筑情況；（5）相鄰區(qū)域已建建筑物的地質(zhì)狀況。通過對(duì)上述情況的了解，從而形成對(duì)可能碰到的地質(zhì)情況和處理方案、工程建設(shè)的計(jì)劃的可行性、以及施工道路的布設(shè)等影響工程的工期、投資、環(huán)境的清晰認(rèn)知。
2.5.精心準(zhǔn)備答辯提綱。
在上述四個(gè)方面的準(zhǔn)備工作完成后，要根據(jù)招標(biāo)文件的規(guī)定，組成答辯小組或確定答辯人，答辯人要進(jìn)行梳理，按照招標(biāo)文件規(guī)定的內(nèi)容和通過其他渠道獲取的信息，列出答辯大綱，明確答辯內(nèi)容。經(jīng)營部門要組織有關(guān)人員進(jìn)行審核，并進(jìn)行試答辯，對(duì)答辯人提出各種可能碰到的情況和問題，盡可能全面的做好答辯準(zhǔn)備。
3. 答辯過程的控制。
3.1.答辯小組成員要在規(guī)定的答辯時(shí)間前十至十五分鐘到達(dá)指定地點(diǎn)，衣著要整齊，不要太花哨；
進(jìn)入答辯室后要向評(píng)委們問好，以平和的心態(tài)迎接質(zhì)詢；
一般答辯都分自我陳述和評(píng)委提問兩部分。
自我陳述通常由答辯小組的主答辯人或擬派總監(jiān)進(jìn)行。發(fā)言人應(yīng)根據(jù)準(zhǔn)備的大綱，主要敘述監(jiān)理公司的優(yōu)勢、對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)、對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行“四控兩管一協(xié)調(diào)”的主要思路。這部分是答辯的核心內(nèi)容，讓評(píng)委在短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有一個(gè)深刻的印象，對(duì)擬派總監(jiān)的能力和項(xiàng)目監(jiān)理班子對(duì)項(xiàng)目監(jiān)控的能力有初步的認(rèn)識(shí)。敘述中應(yīng)觀點(diǎn)鮮明、思路清晰，主要圍繞提綱稍加發(fā)揮，不能偏離主題，完整系統(tǒng)、突出重點(diǎn)。說話要吐字清楚，語速適中，節(jié)奏抑揚(yáng)頓挫。
在時(shí)間控制上不能拖拉，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)述說完畢，讓評(píng)委通過時(shí)間控制感覺到未來監(jiān)理班子的工作效率，如果給的答辯總時(shí)間一定，而自述部分沒有限制，則可以適當(dāng)?shù)貙?duì)重點(diǎn)部位進(jìn)行展開，這樣一方面突出重點(diǎn)，另一方面則限制了評(píng)委提問和質(zhì)詢的時(shí)間；
評(píng)委提問部分通常都是圍繞項(xiàng)目特點(diǎn)和業(yè)主關(guān)心的問題而展開。答辯
人要根據(jù)準(zhǔn)備的資料，類似工作的管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)素質(zhì)做出恰當(dāng)?shù)幕卮穑@是最考驗(yàn)答辯人的部分，同時(shí)也是主要得分點(diǎn)。
對(duì)待評(píng)委的提問，不要急于回答，可以用一點(diǎn)時(shí)間整理一下思路，盡可能
做到條理清晰、干脆利落。對(duì)于一些理論和實(shí)際操作有較大出入的問題，既要說出理論上的要求，也要表明在實(shí)際操作中的困難和一般的處理原則。而對(duì)于一些確實(shí)不清楚或太專業(yè)的問題，要如實(shí)告知這方面自己確實(shí)不清楚，切忌不懂裝懂，胡編亂造。如果答辯小組成員中有人對(duì)所提問題有更好認(rèn)識(shí)的，可以待主辯人發(fā)言完后進(jìn)行補(bǔ)充。
還有一點(diǎn)在答辯中要特別注意的，就是不要與評(píng)委爭辯，爭一時(shí)的短長是
不可取的。特別是有些評(píng)委對(duì)本公司的一些不妥做法提出質(zhì)疑時(shí)，應(yīng)坦然地接受批評(píng)，并表示在今后工作中注意改進(jìn)。
如果可能的話，在答辯結(jié)束的時(shí)候用一兩分鐘的時(shí)間進(jìn)行一個(gè)小結(jié)，
主要表明對(duì)完成本項(xiàng)目監(jiān)理工作的信心和決心，并感謝各位評(píng)委耐心聽取自己的答辯和對(duì)自己的指教。
在整個(gè)答辯的過程中，應(yīng)做到不卑不亢，態(tài)度自然、要充滿信心，眼
光應(yīng)主要落在提問人身上，但也要適當(dāng)轉(zhuǎn)向其他評(píng)委。
4. 對(duì)答辯人的要求。
4.1.要練著良好的心理素質(zhì)，能不慌不忙，臨場發(fā)揮適度。
要多注意平時(shí)功夫的積累，特別是對(duì)工程管理經(jīng)驗(yàn)的積累，這就要求不僅要不斷對(duì)日常工作進(jìn)行總結(jié)，而且要多學(xué)習(xí)，多交流。
應(yīng)接受一定的語言訓(xùn)練，吐字清晰，有一定的表達(dá)能力，能夠清楚表達(dá)自己的管理思路。
應(yīng)注意搜集各種答辯的問題，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)答案，作為平時(shí)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的素材。
不要追求十全十美，事實(shí)上每一個(gè)人都有自己的不足，勇于承認(rèn)不足也是一種美德。
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